商务英语电子邮件的格式、写法

作者:李锦森 来源:http://www.enmajor.com/cn/Html/Industy_English/BEC/298800379.html 发布时间:2009年09月01日
 

商务英语电子邮件以其方便快捷,在现代商务活动中起着重要作用。商务往来中的电子邮件代表着公司的形象,显示着公司的水平和实力,直接影响到客户对公司的评估。所以,商务电子邮件的写作在业务往来中占据着举足轻重的地位。据调查,约有88%的互联网用户使用电子邮件,而在商务领域中约有90%的员工通过电子邮件的形式来联系公务。随着全球经济一体化的发展,商务英语电子邮件的写作越来越受到重视,本文将着重探讨商务英语电子邮件写作的格式和应遵循的相关原则。

 

一、商务英语电子邮件的格式

常见的商务英语电子邮件包括以下五部分:

①写信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。②标题。③称呼、开头、正文、结尾句。④礼貌结束语。⑤写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、电话号码、传真等。

其中邮件主题应体现邮件主旨,要引人注目、意思明确,最好为名词或动名词短语;称呼礼貌得体,符合商务英语写作习惯,如不知对方姓名只知头衔,可用 Dear + Title作为称呼,如只知对方姓名不知性别,可用Dear+全名,如邮件为一封通函,则用Dear All作为邮件称呼;正文应结构清楚,便于阅读,如正文内容较长,可使用小标题、小段落,或利用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然。

 

二、商务英语电子邮件写作应遵循的五C原则

商务英语电子邮件的正文写作应该遵循五C原则,即CorrectnessConcisenessCompleteClarityCourtesy原则。

 

准确原则

由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、义务关系,其准确性对商务治理与沟通至关重要。具体而言,不仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无误,电子邮件内容还要叙述准确,以免引起误会纠纷。

 

简洁原则

简洁原则是商务英语写作最重要的原则,指在不影响完整性和礼貌性的前提下,尽量使用简单句子和简短词语。一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费写的时间,也会给阅读者带来不必要的麻烦,故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务。

在具体写作中,商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简单明了,有大量省略句和不完整句。其词汇特征是用语简洁,语言简明扼要。

另外,为了节约时间和空间,电子邮件中可使用缩略语,如U表示youPls表示pleaseInfo表示informationQty表示quantityP “C表示pieceL “C表示Letter of CreditFOB表示Free on Board

1 It is very difficult to sell man hole covers in France. This product must have the quality certificate issued in France.

2 PriceFOB Shanghai USD 96PC.

3 Hope you can accept it.

1中的两个单句具有明显的因果关系,但写并不使用表达因果关系的连接词如sincebecause,这种舍长句、复合句,选短句、简单句,喜并列、弃从属的句法特征在商务英语电子邮件写作中十分常见。例2中缩略语的使用,例3中不完整句的选择,反映了与普通商务信函相比,商务电子邮件更倾向于非正式文体,更为口语化。

 

完整原则

商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整,提供读者所需要的信息,尤其像盘、询问贸易条件等需要回函的电子邮件,更需要清楚完整,因为只有包含具体信息的邮件,才能达到良好的沟通效果。邮件是否完整,可以用5W1H来检验,即whowhenwherewhatwhyhow

 

清楚原则

商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚,用词准确。具体表现在:

1 We will deliver your goods soon.

2 significant一词意为明显的、不小的,语义模糊,故可以用具体数字替换。例2soon表示不久、很快,语义不明确,没有指出具体的供货时间,可改为具体的年月日。

 

礼貌原则

商务英语电子邮件应遵循措词婉转、礼貌的原则。鉴于电子邮件直接影响到整个交易的成败,买卖双方应十分注重措辞方式,要婉转、礼貌,使对方轻易接受。在写作电子邮件时,可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点,提出要求。

1 If it is not for the larger orders we receive from a numbero four regular customerswe could not have quoted for supplies even at that price.

2 I would appreciate it if you could give me your best quotations for 65000 pieces.

1中虚拟语气和例2中委婉语气的使用,缓和了商务谈判的语气,既明确了自己的立场,又使对方的面子免于受损,语气自然诚恳,礼貌得体,很轻易为对方接受。

 

三、结语

随着国际商务活动的不断扩展,商务英语电子邮件的重要性也日益明显。同时,电子商务的普及,往往会让写忽视商务英语电子邮件应有的规范和格式,难免会出现这样或那样的问题。然而准确规范的英文邮件,不仅能反应写信人的英语及业务水平,还可以体现写信人为人处事的态度和风格,有助于建立良好的商务关系,最终对达成贸易起到重要的作用。因此,有必要熟悉商务英文电子邮件应有的规范和格式,遵循邮件的写作原则。

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